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Como utilizar um sistema de gerenciamento de obras de forma estratégica?

Sistema de gerenciamento de obras: como utilizar de forma estratégica?
Sistema de gerenciamento de obras: como utilizar de forma estratégica?

Estratégia na construção civil exige investimentos nas ferramentas certas e uma das melhores opções são os sistemas de gerenciamento de obras. Entenda!

O dia a dia das obras é complexo, mas pode ser mais fácil com sistemas de gerenciamento de obras.

São muitos detalhes a serem controlados e muitos departamentos envolvidos. Tomar decisões que otimizem os processos integrando compras, financeiro, execução e estoque e que envolvam o cliente é  um dos maiores desafios para construtoras.

Por isso, é indispensável buscar por estratégias que garantam os melhores em cada uma dessas partes e que não deixem os trabalhos mais lentos. Mas como organizar e controlar todas as informações de maneira eficiente?

É exatamente isso que um bom sistema de gerenciamento de obras faz pelas construtoras, oferece benefícios para cada etapa de forma automatizada e simples. 

Quer entender melhor esses benefícios? É só seguir a leitura e nós mostramos os detalhes.

Benefícios do sistema de gerenciamento em todas as etapas da obra

Ser estratégico na construção civil depende de aproveitar as melhores oportunidades e otimizar processos. Apenas com ferramentas que ofereçam benefícios de redução de custos e erros é possível criar as melhores estratégias e alcançar os melhores resultados:

1. Na hora de elaborar o orçamento

Controlar cada um dos detalhes e elementos de um orçamento é essencial para a lucratividade dos projetos desenvolvidos. 

Um bom orçamento deve considerar custos unitários, custos totais, custos indiretos e opções de pagamento.

Nada disso é possível sem uma boa pesquisa de mercado e sem total controle dos cálculos. Fugir de erros na hora de inserir, somar e multiplicar valores é o diferencial para toda construtora.

Muitos vão argumentar que planilhas no Excel podem realizar os cálculos automáticos, mas existem coisas que apenas um software de gestão pode fazer pelo orçamento de obras da construtora.

Com um software, a construtora consegue realizar toda a comunicação com fornecedores e realizar orçamentos com diversos locais no mesmo espaço. A comparação de valores e envio para a planilha é automatizada e concentrada em um só local.

Esses sistemas ainda oferecem um diferencial essencial: o cálculo do BDI. Assim, a construtora tem certeza de que os custos indiretos e margens de lucro estão sendo inseridos da forma correta no orçamento.

2. Na hora de elaborar o cronograma

Assim como acontece com o orçamento, o cronograma de obras é muito cheio de detalhes. Lembrar de cada micro atividade envolvida em cada etapa da obra, considerar mudanças climáticas, intervalos de almoço e controlar atrasos e imprevistos pode ser difícil.

Outra similaridade com orçamentos é a possibilidade de utilizar planilhas. Não é que elas não sejam úteis, é que existe muito mais eficiência em sistemas online e automatizados. 

Um sistema de gerenciamento de obras atualiza dados do cronograma em tempo real por meio da integração com departamento de compras, estoque, financeiro e todos os outros.

Dessa forma, ao mesmo tempo que o engenheiro atualiza as informações pelo celular no canteiro de obra e a administração insere informações do escritório, os dois lados são informados de mudanças.

Com a rapidez que a informação chega a todos os envolvidos fica muito mais fácil tomar medidas preventivas para reduzir atrasos e gastos emergenciais.

3. No contato diário com o cliente

O primeiro canal de contato com o cliente, normalmente, é o Whatsapp, mas será que essa é realmente a melhor opção? Quantas vezes você não teve que parar o que está fazendo para atualizar o cliente sobre o andamento da obra?

Com um sistema de gerenciamento de obras essa preocupação acaba. O cliente tem uma área de acesso onde pode encontrar todos os documentos que precisa, acessar fotos e verificar orçamento e cronograma de obras.

Ainda será necessário dar atenção e responder quando ele entrar em contato com você, mas será muito mais simples informá-lo de tudo o que está acontecendo com o projeto.

4. No contato diário com as pessoas que estão na obra

Já comentamos ali em cima, mas não custa repetir. Softwares de gestão de obra permitem atualizar informações sobre a obra pelo celular, ou seja, de qualquer lugar. Obviamente, isso inclui o canteiro de obras.

Anotar informações em um papelzinho para passar para as planilhas no computador e enviar por e-mail depois não será mais a realidade. Tudo o que acontece pode ser comunicado no mesmo momento.

O caminho inverso também é real. Nada de chamadas para o celular do engenheiro difíceis de escutar pelo barulho do canteiro ou que façam ele ter que parar os trabalhos para ir a um local mais silencioso.

A troca rápida de informações permite que as pessoas no canteiro comuniquem e solucionem problemas muito mais rápido e isso reflete diretamente na produtividade.

5. No controle do estoque da obra

Entrada e saída de materiais e equipamentos exige um controle cuidadoso para reduzir riscos de desperdícios. 

Saber onde cada coisa deve ir, como deve ser armazenada, quem fez a retirada, o que precisa ser utilizado depois em outro local, o que precisa ser substituído ou passar por manutenção e o que retornou é muito importante.

Apenas com um bom controle de estoque é possível evitar compras desnecessárias, reduzir riscos de quebras dos equipamentos e ter a certeza de que tudo funciona como deveria.

Os registros em um sistema de gerenciamento de obras ajudam muito nesse controle. Os riscos que alguma informação seja anotada de forma errada ou demore muito para ser notificada são muito menores.

Outro benefício para o estoque é a comunicação direta que se cria com o departamento de compras, fazendo com que tomar decisões sobre o que adquirir seja muito mais fácil.

6. No controle financeiro

Do mesmo jeito que a saída e entrada de estoque é controlada, o software de gestão auxilia no fluxo de caixa. Integrado com estoque e compras, cada custo de material utilizado é contabilizado, cada prazo de pagamento pode ser controlado e manter tudo dentro do orçamento se torna muito mais simples.

Controle financeiro sempre vai depender de dados detalhados sobre o uso do dinheiro na construtora e é exatamente isso o que o software oferece às construtoras.

Sistemas de gerenciamento de obras: um investimento para o sucesso

Todo e qualquer processo que é otimizado dentro de uma empresa oferece um retorno no investimento feito para alcançar aquela eficiência. Com construtoras não é diferente.

O maior controle que sistemas de gerenciamento de obras oferecem garante que erros sejam eliminados, desperdícios reduzidos e oportunidades melhor aproveitadas. Tudo isso se converte em maior lucratividade e melhor competitividade e diferenciais de mercado.

Erros sempre resultam em gastos que não deveriam acontecer e que, mesmo não colocando a obra no vermelho, devoram as margens de lucro. 

As melhorias nos processos e controles de etapas fazem com que seus clientes ganhem confiança.

Tudo isso se resume em melhores condições e oportunidades para que a construtora melhore seus ganhos e seu reconhecimento no mercado de construção civil.

Quer conseguir todas essa vantagens na prática? Conheça o software de gestão de obras Obra Prima. Preços acessíveis para a construtora, ferramentas voltadas para cada necessidade da obra, facilidade de implementação e treinamento de equipes para sua empresa alcançar sempre os melhores resultados.

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