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Ordem de compra na construção civil: o que você precisa saber?

Amanda Libia

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Descubra como tornar sua relação com o fornecedor e gestão de obras mais eficiente com a ordem de compra.

A ordem de compra na construção civil pode ser um grande diferencial na hora de otimizar seu controle financeiro, evitar atrasos e manter o projeto dentro do orçamento.

Descubra tudo o que precisa saber sobre esse documento e melhores os resultados da sua construtora agora mesmo.

Ordem de compra: o que é?

O conceito de ordem de compra é bem simples: É um documento onde estão descritos todos os serviços ou produtos que vão ser adquiridos ou vendidos, respeitando as condições do orçamento.

Na relação entre construtora e fornecedor, por exemplo o processo é o seguinte: a construtora envia a relação de materiais que são necessários a obra, o fornecedor responde com o orçamento, contendo o preço unitário dos produtos, preço total e opções de pagamento e a construtora decide o que vai ser adquirido desse orçamento e sua aprovação, enviando o que escolheu como ordem de compra.

Na relação com o cliente o processo é parecido. 

A construtora envia o orçamento do projeto pedido pelo cliente, com todos os custos e detalhes da execução, como prazos de execução e pagamentos, o cliente aprova esse orçamento e o devolve em formato de ordem de compra.

Assim, o contrato de um trabalho ou da compra dos materiais só é oficializado após a emissão da ordem de compra. 

É esse documento que vai guiar o controle de custos e orçamentos durante toda a obra, auxiliando, inclusive, na elaboração do orçamento e cronograma de obras finais.

Quais itens incluir na sua ordem de compra?

Uma ordem de compras que ajude a manter o controle e seja um documento oficial para a construtora e cliente deve possuir algumas informações específicas. São elas: 

  • Código de compra;
  • Número de série da nota; 
  • Quem é o cliente; 
  • Quem é o fornecedor;
  • Contato do fornecedor;
  • Descrição dos produtos a serem comprados;
  • Quantidade de cada produto;
  • Data e local da entrega da compra;
  • Nome do responsável por receber os produtos na entrega; 
  • Formas e prazos de pagamento;
  • Valor total da compra;
  • Data em que a compra foi efetuada;
  • Assinatura do responsável pela compra.

Criando seu documento de ordem de compra

Existem 4 passos essenciais para criar sua ordem de compras sem erros:

Passo 1 – Definindo os produtos

Comece criando uma lista de todos os produtos que vão ser comprados daquele fornecedor, colocando o nome do produto e a quantidade de cada um deles.

Passo 2 – Inserindo códigos e descrição

Identifique a marca e detalhes de cada produto a ser pedido, garantindo uma lista específica dos produtos. Após descrever os produtos, coloque o código do produto de acordo com a lista enviada pelo fornecedor.

Passo 3 – Crie um controle interno de ordens de compras

Sua construtora vai realizar, ao longo dos anos, diversas ordens de compras. 

Por isso, é essencial criar um sistema para arquivar e identificar cada uma delas. Crie um código para cada uma delas contendo o número da ordem e o ano.

Para a primeira ordem de compras, por exemplo, a construtora pode usar o código 01/2021, iniciando a sequência para as próximas ordens. 

É possível fazer uma organização anual, voltando ao número 1 a cada novo ano, ou sequencial, alterando o ano, mas mantendo a contagem geral das ordens de compra, o que for melhor para a gestão interna da empresa.

Passo 4 – Verifique prazos e pagamentos com fornecedores

Com os produtos a serem comprados definidos e a lista preparada, verifique com o fornecedor quanto tempo ele vai levar para entregar o pedido, negociando prazos de acordo com a necessidade do seu projeto.

Insira a data acordada com o fornecedor na ordem de compra e identifique quem será o responsável por receber esses materiais e assinar o recebimento no canteiro de obras nesta data.

Insira também o valor total da ordem de compra e os prazos de pagamento acordados com o fornecedor.

Preparado para fazer uma ordem de compra!

Com todos esses passos executados, basta assinar, junto com um representante do fornecedor, a ordem de compra e arquivar o documento em um local seguro para prestações de compras ou para consultas futuras.

Com esse documento em mãos, sua construtora consegue controlar melhor a relação com fornecedores, prazos de entrega e controle de fluxo de caixa, evitando problemas no orçamento e atrasos na obra.

Uma boa opção é adotar um software de gestão de obras para a elaboração da ordem de compra, evitando erros e agilizando o processo. Conheça o software de gestão de obras Obra Prima e saiba como ele pode ajudar.

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