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3 dicas para aprimorar a gestão de pequenas construtoras

Amanda Gregio

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Confira aqui as dicas que preparamos para aprimorar a gestão de pequenas construtoras. Otimize os processos, aumente a eficiência e alcance mais sucesso no setor!

A tecnologia pode ser uma grande aliada nos negócios, tanto para as grandes quanto para as pequenas construtoras. No setor da construção civil, existem muitas ferramentas que podem fazer a diferença na hora de começar a fazer a gestão da sua empresa, principalmente os softwares. Então, é fundamental que você conheça os sistemas para pequenas construtoras que vão fortalecer a sua organização e ajudar a controlar os projetos.  

Um software de gestão de obras pode transformar a maneira como você faz a gestão de pequenas construtoras, tanto no escritório quanto no canteiro de obras. Confira o texto a seguir para entender melhor como esse instrumento funciona e pode melhorar o gerenciamento de projetos, o planejamento estratégico, o controle de recursos, o aspecto financeiro, a mão de obra, o cronograma, o orçamento e muitos mais! 

O que é um software de gestão de obras?

O sistema de gestão de obras auxilia o gestor de uma empresa a fortalecer os processos internos. Assim, o gerenciamento será simplificado, e será possível tomar decisões mais assertivas em relação aos recursos financeiros, lucro, prazos de entrega dos projetos, investimentos, etc. 

Essas ferramentas também ajudam a integrar as atividades de vários setores da organização. Assim, vendas, finanças, recursos humanos, projetos, estoque e outros setores podem trabalhar em conjunto, criando e realizando as obras de maneira mais eficiente, lucrativa e organizada. 

Com a aproximação desses setores, por meio da centralização das informações da construtora em uma plataforma usada por todos, e única, os dados disponibilizados pelos colaboradores podem fluir melhor, sendo compartilhados com uma facilidade muito maior entre todos os envolvidos. 

Dessa maneira, os softwares de gestão de obras são fundamentais para a remoção da duplicidade de informações e dados. Então, será a sua vez de acabar com os mal-entendidos, e outros problemas muito comuns que acabam atrapalhando a comunicação da sua equipe, o dia a dia nas obras e o sucesso do seu empreendimento. 

Os ERPs para pequenas construtoras são capazes de ajudar o negócio como um todo, trazendo muitos benefícios. Por isso, descubra algumas dessas vantagens competitivas e facilidades da rotina a seguir, acompanhe. 

5 benefícios do uso de softwares para a gestão de pequenas construtoras

Os sistemas funcionam como uma ferramenta única, que agrega todas as informações e dados da sua empresa, independentemente do setor, e fortalece as conexões corporativas. Com essa plataforma em mãos, os colaboradores poderão inserir atualizações importantes para a execução de projetos, como valores e prazos. 

Então, confira os cinco benefícios dessa ferramenta para o dia a dia na sua pequena construtora: 

  1. Segurança de dados;
  2. Maior eficiência na gestão tributária;
  3. Controle em relação aos processos;
  4. Redução dos custos;
  5. Utilização da tecnologia para transformar o seu negócio.

Agora que você conhece os benefícios desta ferramenta, vamos entender como eles funcionam na prática, acompanhe: 

1. Segurança de dados

Ao usar um software de gestão de obras, a sua pequena construtora terá seus dados protegidos. Isso porque os sistemas oferecem um espaço para centralizar informações. Dessa forma, com as informações armazenadas em um mesmo banco de dados, será preciso apenas uma pequena pesquisa pelos itens que você busca. 

Então, o tempo do seu time e o seu, como gestor, será economizado. Além da facilidade em encontrar os dados necessários, também será mais fácil visualizar o que está buscando, já que estão todos em um mesmo lugar, simplificando e agilizando a análise de informações.  

2. Maior eficiência na gestão tributária

Os gestores, muitas vezes, acabam ignorando pequenos erros na gestão tributária, o que pode provocar notificações e multas por parte da Receita Federal e outros órgãos reguladores. Assim, com o uso da ferramenta, a sua pequena construtora não vai passar por problemas fiscais, evitando atrasos no crescimento. 

Isso acontece porque os softwares ajudam a cumprir as legislações tributárias e fiscais. Dessa forma, com a organização oferecida por esses sistemas, será possível evitar erros no pagamento de impostos. Inclusive, essas ferramentas para pequenas construtoras podem ajudar muito na economia dos recursos disponíveis. 

3. Controle em relação aos processos

Como gestor da sua empresa, você precisa ter controle total em relação aos processos que a sua equipe enfrenta. Para isso, os sistemas de ERP têm módulos que possibilitam integrar todas as atividades da organização. Assim, é possível conseguir observar melhor o que está sendo realizado e desenvolvido por todos. 

Com isso, o seu domínio sobre os diversos setores pode ser ampliado, garantindo maior presença da gestão em setores que têm uma tendência a apresentar mais falhas, atrasos, entre outros problemas. E, dessa maneira, você poderá identificar erros e avaliar as melhores soluções para resolver o problema em questão. 

Além disso, os sistemas possibilitam focar melhor o seu tempo na gestão da sua pequena construtora. Isso porque, como o software garante maior controle, você vai se ocupar administrando a sua organização, e não resolvendo questões que poderiam ser facilmente evitadas. 

4. Redução dos custos

Com todas essas vantagens oferecidas pelos softwares de gestão, é muito difícil  negar que vai acontecer uma redução dos custos. Primeiro, com o maior controle dos processos, diminuição de eventuais erros, e melhor análise em relação aos projetos, é evidente que os seus gastos fora do planejamento vão encolher. 

Dessa maneira, por exemplo, ao ter acesso aos itens do estoque, você poderá diminuir as perdas de insumos por vencimento do prazo de validade, falta de materiais necessários na hora de realizar uma tarefa, etc. 

Assim, o seu investimento vai ser melhor aproveitado, rendendo lucros maiores no final de cada mês. Conforme já havíamos dito, um sistema para pequenas empresas ajuda muito na economia. 

Como no exemplo dos materiais em estoque, que se perdem pelo prazo de validade, é possível contornar muitos problemas. Basta ter o controle de quando precisa comprar e quando precisa usar.

5. Utilização da tecnologia para transformar o seu negócio

É importante não ignorar a grande ajuda que a tecnologia pode proporcionar. Assim, a sua empresa estará mais suscetível ao sucesso, uma vez que os aplicativos tendem a melhorar os rendimentos da organização. Dessa forma, será possível assegurar melhores investimentos dentro da sua construtora. 

Para que a aplicação do sistema na sua empresa funcione, é preciso entender as suas necessidades empresariais, e quais são os softwares que mais podem beneficiar o seu negócio. 

3 softwares para usar na sua gestão de obras

Montamos aqui uma lista com alguns dos melhores softwares de gestão de obras para pequenas empresas. Esses sistemas foram pensados para ajudar na otimização dos recursos e tarefas específicas do setor da construção civil: 

  1. Obra Prima;
  2. Veja Obra;
  3. Sienge. 

A seguir saiba mais sobre cada um desses três sistemas, acompanhe: 

1. Obra Prima

O Obra Prima é o software de gestão de obras perfeito para as pequenas e médias construtoras. Com ele é possível fazer o gerenciamento da sua construtora, tudo em uma única plataforma. 

O Obra Prima consegue se adaptar às suas necessidades, seja contratando apenas alguns módulos ou o sistema completo. Nele, você encontra uma plataforma completa de planejamento com: 

  • medições;
  • análise de riscos;
  • cronograma;
  • compras;
  • orçamento com cálculos de margem de lucro por etapa;
  • cadastro de fornecedores;
  • financeiro da obra e da construtora;
  • cotação de preço. 

Facilidades de acompanhamento da execução com: 

  • Integração em nuvem;
  • área de comunicação com o cliente;
  • área de comunicação com o time;
  • Relatório Diário de Obras (RDO);
  • acompanhamento do uso de insumos;
  • atualização em tempo real do cronograma de obras;
  • acompanhamento do fluxo de caixa;
  • integração e atualização constante dos módulos de planejamento. 

Além disso tudo, o Obra Prima gera relatórios completos de todos os departamentos, oferece a inserção de vídeos e fotos do canteiro de obras e pode ser utilizado em tablets, computadores e smartphones, conectados ou não com a internet (as informações são automaticamente atualizadas quando o dispositivo é conectado).

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2. Veja Obra

Com uma interface simples de usar, o software Veja Obra tem integração com a nuvem para maior acessibilidade e 10 módulos para controle dos processos: 

  • Câmeras;
  • Mensagens;
  • Diário;
  • Financeiro;
  • Contatos;
  • Álbuns;
  • Tarefas;
  • Overview;
  • Arquivos;
  • Cronogramas. 

3. Sienge

Com 12 módulos integrados na sua plataforma, o sistema Sienge da Softplan tem pacotes com todas as funcionalidades ou possibilidade de contratar apenas aquelas que a sua empresa precisa. Entre os controles que oferece uma versão mais recente estão: 

Dica Extra!

Além dessas opções, existem também outros softwares de gestão de obras disponíveis e que também podem ser utilizadas no dia a dia da obra, como:

3 dicas para aprimorar a gestão de pequenas construtoras com um software

Então agora que você já sabe o que é um sistema de gestão de obras, quais são as suas vantagens e conhece três exemplos, vamos para as dicas de como esse software pode melhorar o gerenciamento, acompanhe a seguir:

  1. Planejamento eficiente;
  2. Acompanhamento;
  3. Geração de relatórios. 

Para entender melhor cada uma dessas dicas, continue lendo o texto: 

1. Planejamento eficiente

Um software de gestão nunca será eficiente se não possuir funcionalidades focadas no planejamento de obras. Afinal, ele deve oferecer para a construtora maneiras de organizar os passos da realização da construção, alocação dos times, insumos que serão necessários, pesquisas de custos por fases, acompanhamento da evolução físico-financeira e controle de prazos. 

Na área do planejamento, a construção é considerada no momento das pesquisas até a entrega, realizando previsões, análises de riscos e custos, planejamento para a prevenção de acidentes e preparação para os imprevistos. É preciso que nesta área tenha: 

  • compras;
  • integração com o BIM;
  • cadastro de fornecedores;
  • cronogramas;
  • orçamentos;
  • financeiro. 

2. Acompanhamento

A execução de obras é repleta de detalhes e manter o controle da gestão de cada etapa é uma tarefa que pode ser difícil. Por isso, o software não pode ser mais uma complicação, ele deve tornar o acompanhamento mais fácil e simples. 

O ideal é procurar sistemas que ofereçam: 

  • Integração com a nuvem;
  • Relatórios Diários de Obras (RDO);
  • atualização em tempo real do cronograma da obra;
  • acompanhamento do uso dos insumos;
  • acompanhamento do fluxo de caixa. 

Com esses acompanhamentos, criar uma comparação entre o que foi planejado e aquilo que realmente foi feito, se torna muito mais fácil. Assim, é possível verificar os desperdícios de insumo e se estão acontecendo atrasos. 

O acompanhamento de obra é fundamental para evitar que problemas impactam de maneira negativa a obra e provoquem prejuízos para a construtora e para o cliente. 

3. Geração de relatórios

Tudo aquilo que a sua construtora passa em um projeto é aprendizado para os seguintes. Afinal, cada acerto, cadastro e erro se tornam parâmetros para oferecer uma maior qualidade para os seus clientes e evitar perdas de prazo e dinheiro no futuro. 

Por isso, mais do que possibilitar a inserção e acompanhamento de dados sobre uma obra, um bom sistema precisa permitir a geração de relatórios. São esses documentos que vão oferecer uma ampla visão mais concreta e objetiva da construção como um todo e analisar de maneira mais rápida e eficiente os resultados obtidos. 

Além disso, os relatórios são uma das maneiras mais simples que a empresa tem para poder prestar contas com o cliente. Com eles, a sua construtora consegue explicar o que foi feito e como foi feito para ficar mais claro e gerar mais confiança nesta relação.

Assim, essa funcionalidade acaba se tornando um grande diferencial para as empresas se destacarem entre as concorrentes e conseguirem indicações de novos clientes para projetos futuros. 

Coloque em prática na sua empresa

Ao colocar essas dicas em prática na sua empresa, você vai conseguir aprimorar a gestão! Então, para essa tarefa, é importante realizar um bom planejamento financeiro, analisar de onde os gastos estão sendo direcionados, fazer uma comparação entre o lucro estimado e o real, entender os motivos para as diferenças entre estimativas e o custo de verdade, rastrear os custos indiretos e muitas outras tarefas. Por isso, é fundamental contar com uma ferramenta que consiga te ajudar e facilitar o seu dia a dia.  

Afinal, muitas coisas interferem no seu lucro: atrasos, custos extras, informações atrasadas ou erradas, estimativas imprecisas, etc. E um software vai simplificar e automatizar diversas dessas atividades, reduzindo os erros e desperdícios. 

Leia também:

6 erros que impedem sua construtora de crescer

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